به کمک تکنیک مدیریت زمان در مدت زمان کوتاهی به بهترین نسخه خود تبدیل شوید. تکنیک های معرفی شده در این مقاله از برترین و شناخته شده ترین تکنیک های مدیریت زمان محسوب می شوند که در دنیای سرمایه گذاری و مالی توسط صاحبان کسب و کارها بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد. اگر شما هم دوست دارید تا با این تکنیک ها آشنا شوید و بهترین نسخه خود را ببینید، آموزش خصوصی دوره توسعه فردی را از دست ندهید تا علاوه بر افزایش مهارت های مدیریت زمان، دیگر مهارت های مهم اجتماعی شما نیز ارتقاء یابد. در این مقاله همراه ما باشید و با قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان آشنا شوید.
تکنیک مدریت زمان چیست؟
شاید این سوال برای شما هم پیش بیاید که تکنیک مدیریت زمان چیست و اصلا آیا استفاده از آن در زندگی روزمره افراد تاثیری دارد یا خیر؟ بهتر است قبل از این که به تعریف این ترکیب واژه مهم بپردازیم، نگاهی کوتاه به تعریف کلمه مدیریت زمان داشته باشیم. مدیریت زمان به معنای کنترل میزان زمانی است که شما برای انجام برخی فعالیت های معین صرف می کنید. مدیریت درست و به جا زمان به شما این امکان را می دهد تا علاوه بر استفاده بهینه از وقت خود، با استرس کمتری به انجام فعالیت های روزانه خود بپردازید و در نهایت نتیجه فعالیت های شما رضایت بخش باشد.
حال که به خوبی معنای مدیریت زمان را درک کرده اید، باید بدانید که تکنیک مدیریت زمان چیست و چه تاثیری در زندگی ما خواهد داشت؛ درواقع تکنیک های مدیریت زمان به شما این امکان را می دهند تا کارهای خود در مدت زمان کوتاه تری و با رضایت بیشتری انجام دهید. این عمل سبب می شود تا علاوه بر بازدهی بالا در مدت زمان کم موفقیت های بی شماری را نیز به دست آورید. در این مقاله قصد داریم تا شما را با 8 تکنیک مدیریت زمان آشنا کنیم تا بتوانید در جامعه به فردی موفق تبدیل شوید.
تکنیک مدیریت زمان پومودورو ( Pomodoro)
تکنیک مدیریت زمان پومودورو به شما کمک می کند تا کارهای خود را به جلسات کاری 25 دقیقه ای و زمان استراحت های 5 دقیقه ای تقسیم کنید و پس از گذشت 4 سیکل به خودتان 20 دقیقه وقت تنفس دهید. این تکینک به شما کمک می کند تا مهارت های مدیریت زمانی خود را بهبود ببخشید و بتوانید از زمان خود بهترین استفاده را ببرید. اما قبل از این که بخواهید از این تکنیک استفاده کیند، باید بدانید که Pomodoro نیز دارای برخی مزایا و معایب است که شما باید با تطبیق این موارد با شرایط خود، تصمیم بگیرید که آیا استفاده از این تکنیک می تواند برای شما مفید باشد یا خیر؟
مزایا تکنیک مدیریت زمان پومودورو
- تخمین زمان بهتر برای کارها
- زمان کار ثابت یعنی احتمال تمرکز بیشتر
- استراحت های منظم و در نتیجه رفع فرسودگی و بهبود عملکرد
- روشی آسان برای ردیابی بهره وری
معایب تکنیک پومودورو
- به محض تمام شدن ۲۵ دقیقه، باید کار را متوقف کنید. اگر غرق در کار شده باشید، این روش نتیجه نمی دهد.
- رعایت بازه های ثابت. بازه های زمانی ۲۵/۵ دقیقه ای تجویز شده ممکن است برای شما کارساز نباشد.
بیشتر بخوانید: درس خواندن در تابستان | فواید داشتن معلم خصوصی در تابستان
تکنیک مدیریت زمان کانبان
تکنیک مدیریت زمان کانبان که در سال 1960 توسط فردی ژاپنی برای صنعت خودرو سازی تویوتا استفاده شد، یکی از اثر بخش ترین تکنیک های مدیریت زمان است که در افزایش بهره وری هرچه بیشتر افراد کاربرد دارد. این تکنیک در واقع به شما کمک می کند تا به صورت بصری پیشرفت پروژه های خود را دنبال کنید. همچنین این تکنیک باعث می شود تا شما برخی مهارت های مدیریت زمانی خود را چون : برنامه ریزی موثر، تنظیم هدف smart، تمرکز بر روی یک کار و .... را بهبود ببخشید و مسائل و چالش های پیچیده ای را مانند: انجام همزمان چندکار، برنامه ریزی ناکارآمد و.... را به راحتی حل نمایید. در صورتی که تمایل داشتید تا با استفاده از این تکنیک تحولی عظیم در برنامه ریزی و مدیریت زمان خود ایجاد کنید، می توانید مراحل زیر را به ترتیب دنبال نمایید:
- برای شروع می توانید از کاغذ و قلم یا نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.
- در قدم دوم لازم است تا تعداد مراحل پروژه یا کار خود را تعیین نموده و به همان نسبت اقدام به طراحی ستون های لازم کنید. برای مثال می توانید طبق قاعده زیر، ستون های خود را دسته بندی و ایجاد نمایید:
- کارهای انجام شده
- کارهای درحال تکمیل
- کارهای انجام نشده
تکنیک مدیریت زمان سامان دادن کارها (getting things done)
تکنیک مدیریت زمان سامان دادن کارها در واقع یک تکنیک 5 مرحله ای است که به شما این امکان را می دهد تا مسئولیت ها و وظایف خود را با طوفان فکری شفاف کنید و آن ها را تبدیل به یک لیست ساده از کارهای مهم نمایید. شما می توانید برای استفاده از این روش مطابق با دستورالعمل زیر پیش بروید، اما توجه داشته باشید که قبل از شروع این تکنیک باید در نظر داشته باشید که آیا استفاده از این روش به شما در بازدهی هرچه بیشتر و نظم دهی کارهایتان کمک می کند یا خیر؟
- قدم اول و مهم این تکنیک نوشتن است. در ابتدا شما باید هرچیزی که به ذهنتان می آید را بنویسید.
- در دومین قدم لازم است تا شفاف سازی کنید و بررسی کنید که آیا مواردی که نوشته اید قابل اجرا هست؟ آیا برای اجرا باید مراحل خاصی را طی کنید یا نه؟ با پاسخ به این سوالات قطعا مسیر واضع تری را برای پروژه ه خود ترسیم کرده اید.
- سومین قدم سازماندهی کارها است. وظایف را با برچسب های مختلف ثبت و ضبط نمایید و با جمع آوری اطلاعات کافی برای هر بخش، تعیین کنید که کارها قرار است توسط چه کسانی انجام شود؟ چه قدر زمان نیاز است و اصلا برای هر بخش چه کارهایی باید انجام شود؟
- پس از 3 قدم قبلی که مهم ترین قدم های این تکنیک بوده اند، لازم است تا به سمت قدم چهارم برویم. در چهارمین قدم شما باید کمی تامل داشته باشید. هر چند وقت یکبار مجددا تمامی وظایف و مراحل کار را مرور کنید و هر بخشی که بنظرتان باید اصلاح یا اضافه شود را به لیست خود بی افزایید.
- در پنجمین و اخرین قدم، وقت آن است که وظایف خود را شروع کنید و بهترین نتایج را به ثبت برسانید.
تکنیک مدیریت زمان قورباغه ات را قورت بده!
تکنیک مدیریت زمان قورباغه ات را قورت بده که توسط نویسنده، سخنران و استاد بزرگ مدیریت زمان برایان تریسی مطرح شد، توانست در مدت زمان کوتاهی مانند یک بمب صدا کند و نظرات موافق و مخالف زیادی را به سمت خود جلب نماید. در این تکنیک هدف اولویت بندی وظایف شما است. برای انجام این تکنیک شما باید مهم ترین یا بدترین کارخود را انتخاب نمایید و در روز کاری خود قبل از شروع تمامی کارها به انجام کار منتخب خود بپردازید. مطابق با کتاب مدیریت زمان برایان تریسی این تکنیک دارای 5 بخش است که شما با دسته بندی کارهای خود در هریک از این بخش ها، می توانید به خوبی وظایف خود را ساماندهی کنید.
- بخش A: مهم ترین وظیفه، کاری است که باید با آن رو به رو شده و عواقب آن را بپزیرید.
- بخش B: در بخش B شما باید به انجام کاری بپردازید که هچنان حیاتی و مهم است و پس از بخش A قرار دارد.
- بخش C: در این بخش کارهایی لیست می شوند که باید انجام دهید؛ اما در صورت انجام ندادن آن ها مشکلی برای شما نخواهد آمد.
- بخش D: وظیفه ای که در بهترین حالت باید توسط شخص دیگری انجام شود و شما زمان انجام این وظیفه را به انجام کار بخش A اختصاص دهد.
- بخش E: وظیفه یا کاری که نیازی به انجام آن ندارید و می توانید به راحتی آن را حذف نمایید.
دسترسی به لیست: بهترین اساتید افزایش بهره وری و عملکرد
تکنیک مدیریت زمان مسدود کردن زمان – Time blocking
در تکنیک مسدود کردن زمان شما تایم خود را برای کار بر روی یک پروژه یا کار خاص مسدود می کنید و فقط بر روی پروژه مد نظر کار خواهید کرد. این روش که توسط ایلان ماسک محبوب شد، توانست مهارت های مدریت زمانی افراد را در بخش های مختلف تقویت کند و به صورت ویژه ای باعث شد تا افرادی که از این تکنیک استفاده می کنند از مشکلاتی چون: برنامه ریزی ناکار آمد، عدم استراحت و ... رهایی یابند. زمانی که شما این تکنیک را بر روی پروژه های خود پیاده سازی کنید، در طول کار قطعا با برخی از مزایا و معایبی که این روش دارد به چالش کشیده خواهید شد. ما در این بخش از مقاله به مهم ترین مزایا و معایبی که این روش دارد و شما با آن رو به رو خواهید شد، اشاره می کنیم.
مزایای مسدود کردن زمان
- روشی جامع برای ردیابی روز کاری شما فراهم می کند.
- با ایده کار عمیق تطابق دارد، زیرا زمانی که روی یک کار تمرکز می کنید باید به یک برنامه ثابت پایبند باشید.
- احساس خواهید کرد که کنترل بهتری بر حجم کاری خود دارید.
معایب مسدود کردن زمان
- وقفه های غیرمنتظره ممکن است برنامه شما را مختل کند.
- محاسبات زمان شما ممکن است نادرست باشد.
- برنامه ریزی بلوک های زمانی در تقویم برای همه فعالیت ها ، زمان بر است.
تکنیک مدیریت زمان صندوق ورودی صفر– Inbox-Zero
این تکنیک که برای خالی نگه داشتن صندوق ورودی ایمیل مورد استفاده قرار می گیرد، نقش بسیار مهمی در اجتناب از حواس پرتی، تعیین اولویت ها و تمرکز بر روی یک کار دارد. شما برای پیاده سازی این تکنیک را بر روی کارهای خود باید مطابق با دستورالعمل زیر پیش بروید:
- زمانی از روز را برای مدیریت صندوق ورودی خود تعیین کنید و نسبت به آن پایند باشید.
- اعلان ها را خاموش کنید و تب ایمیل را در صفحه وب خود باز نگذارید.
- حتما باید ایمیل های خود را اولویت بندی کنید و مطابق با اولوت بندی، نسبت به پاسخ گویی ایمیل ها کوشا باشید.
تکنیک مدریت زمان بولت ژورنال
تکنیک مدیریت زمان بولت ژورنال یکی از مشهور ترین روش های مدیریت زمان در دنیای کار است. این تکنیک که بر اصل "شما نمی توانید زمان بسازید، بلکه می توانید آن را مدیریت کنید" پایدار است و همیشه می گوید باید از تغییرات کوچک شورع کنید تا بتوانید به تغییرات بزرگی دست پیدا کنید. برای استفاده از این روش شما نیاز دارید تا صفحاتی که دارای فهرست است را شماره گذاری کنید. اما این نکته را نباید از یاد ببرید که بولت ژورنال دارای سه بخش اصلی و مهم است که کارهای روزانه، وقایع و یادداشت ها در آن قرار می گیرند. قسمت ماهانه این دفتر شامل یک تقویم و کارهایی است که باید انجام دهید و قسمت آینده، اهداف طولانی مدت را نشان می دهد.
تکنیک مدیریت زمان Seinfeld
تکنیک مدیریت زمان Seinfeld در واقع مانند یک تقویم عمل می کند. در این تکنیک شما باید هرروز بر روی یک مهارت کار کنید و روزی که طبق برنامه کار کرده اید را روی تقویم علامت بزنید. در صورتی که یک روز توانستید بر روی پروژه یا مهارت خود کار کنید، نباید بر روی تقویم آن روز را علامت بزنید و درواقع شما زنجیره اتصال را شکسته اید و باید مجددا علامت گذاری بر روی تقویم را شروع کنید.
مزایای روش Seinfeld
- با مشاهده رشد زنجیره روزهای مشخص شده با رنگ قرمز، انگیزه خواهید گرفت که زنجیره را ادامه دهید و هر روز روی مهارت یا پروژه خود کار کنید.
- با استفاده از این تکنیک احتمال اهمال کاری و کم کاری کاهش می یابد، چون شما دوست دارید که در مدت زمان کوتاهی موفق شوید.
معایب روش Seinfeld
- هر روز، باید کاری را انتخاب کنید که به اندازه کافی با مهارت شما مرتبط بوده و در عین حال قابل دستیابی هم باشد، این موضوع کمی مشکل است.
- گاهی اوقات به دلیل اولویت ها و تعهدات دیگر، پیدا کردن زمانی برای کار خودتان دشوار خواهد بود.
جمع بندی
در این مقاله به صورت جامع به معرفی 8مورد از رایج ترین تکنیک های مدیریت زمان پرداختیم تا شما مخاطبان عزیز به خوبی بتوانید زمان خود را مدیریت کرده و در مدت زمان کوتاه بهترین نتایج و بازدهی را داشته باشید. این نکته را از یاد نبرید که افرادی که به طریقی موفق شده اند؛ همگی از زمان خود بهترین بهروری را داشته اند و به هیچ عنوان نسبت به زمان خود بی تفاوت نبوده اند. حال با این تفاسیر بهترین موقعیت است تا با شرکت در کلاس تابستانه مهارت های خود را افزایش دهید و شما هم جزئی از افراد موفق و مطرح ایران و حتی جهان شوید.
